Como gerir uma equipa em teletrabalho?

Em meados do ano passado, numa das muitas excursões pelo Linkedin, deparei-me com uma publicação que colocava a seguinte questão: “Quem foi o responsável pelo processo de digitalização da sua empresa?”. A resposta era de escolha múltipla e apresentava 3 hipóteses: a) CEO; b) CTO; ou C) COVID-19. 

Como seria fácil de prever, a resposta certa era a C) COVID-19. Apesar das três opções serem bastante plausíveis, a imposição da digitalização por força da pandemia torna-a quase óbvia, bem como óbvios serão os desafios que a mesma acarreta.

Por força das circunstâncias, esta mudança abrupta não deu margem suficiente a uma ponderação, previsão ou acautelamento da mesma, forçando-nos a trilhar novos caminhos.

Veja-se, por exemplo, os métodos e processos de gestão de equipas que estão pensados, na sua essência, para um contexto de relação presencial. Ao existir uma transferência do centro da atividade da sede da empresa para a casa dos seus colaboradores, esta vertente de relação humana e direta acabou por desaparecer da equação.

Veja-se, por exemplo, que o facto de nenhum colaborador se encontrar presencialmente na empresa tem, inevitavelmente, impacto na construção/disseminação da sua cultura organizacional.

As regras explícitas e implícitas de conduta, bem como quaisquer hábitos instituídos numa equipa (mesmo que informalmente), são meras lembranças no contexto atual e que, inevitavelmente, vieram dificultar o fortalecimento de laços entre colaboradores e respetivas equipas.

Parece-me, ainda, que o trabalho presencial facilita todo o processo de motivação das equipas e cultiva a sensação de pertença a um grupo, com objetivos comuns.

Já num contexto de trabalho remoto, torna-se muito mais difícil de avaliar e detetar comportamentos que demonstrem uma quebra motivacional ou um desalinhamento com os objetivos comuns da equipa. A distância não só ajuda a camuflar a desmotivação ou o desalinhamento de objetivos, como ainda dificulta colocar em prática, em tempo útil, qualquer estratégia que minimize as suas consequências.

Por outro lado, esta falta de interação presencial parece-me ainda impactar diretamente na criatividade dos colaboradores e, como tal, nas decisões tomadas.

É certo e sabido que duas cabeças pensam melhor que uma, tornando ainda mais evidente que o confronto de ideias, presencial e direto, potencia a rapidez, oportunidade e qualidade do trabalho de cada membro da equipa. Algo que, pela distância, se força através de um corrupio constante de vídeo chamadas e reuniões.

A artificialização inevitável da interação entre colaboradores trouxe consigo um aumento considerável de emails, notificações e reuniões de “pontos-de-situação” – muitos deles de importância ou necessidade discutível.

Torna-se imperativo introduzir novas tecnologias e metodologias para o controlo e monitorização da própria atividade. Para quê?

Para agilizar a agenda de qualquer colaborador, evitando cair no erro fácil de sobrecarregar ainda mais as equipas com burocracia e frustração. A pandemia será, assim, uma oportunidade clara para aperfeiçoarmos os nossos processos, de forma a sermos ainda mais eficientes e eficazes.

O email, por exemplo, poderá ser usado para substituir aquelas reuniões que servem simplesmente para passagem de dados/factos objetivos.

Outro exemplo: os documentos de controlo (bem como aplicações com essa finalidade), acessíveis em cloud aos colaboradores necessários da equipa, poderão substituir a troca constante e cansativa de informação por email, reduzindo aquele corrupio de notificações e solicitações que tanto nos desconcentram.

O segredo, na minha ótica, está em libertar as agendas, dando aos colaboradores uma maior responsabilidade e controlo sob a mesma para execução das suas funções.

Contudo, a distância não trouxe só dificuldades. Os benefícios existem e podem jogar a nosso favor.

Veja -se, por exemplo, o ganho de tempo que qualquer pessoa obteve e que pode aplicar em atividades pessoais, que são tão importantes para manter o tão pretendido work-life balance.

Além disso, as deslocações diárias para o local de trabalho deixaram de existir como um potenciador de stress e de tempo perdido, uma vez que os compromissos estão agora à distância de um simples clique.

Num estudo recente do Instituto Nacional de Estatística, relativo ao ano de 2019, verificou-se que 57 % dos trabalhadores por conta de outrem na Área Metropolitana de Lisboa gastaram entre 15 a 60 minutos na deslocação entre a casa e o trabalho. Assumindo a necessidade de regresso, com base nos mesmos valores, resulta que o tempo despendido em deslocações poderá rondar os 30 minutos e as 2 horas.

Ao fim de um mês de trabalho, estaremos a falar num ganho de tempo para qualquer colaborador a rondar as 10 e as 41 horas. Hoje em dia, parece-me ser esta a mudança mais fraturante de todas no que diz respeito ao trabalho remoto.

São inegáveis os benefícios de tais ganhos de tempo, tanto para a vida profissional como pessoal dos colaboradores. Olhando para o futuro, o tempo em trabalho remoto será uma das variáveis mais importantes na negociação de qualquer contrato de trabalho.

Relativamente aos resultados das empresas, caso este ganho de tempo esteja aliado à otimização dos processos de trabalho, vislumbra-se um possível aumento de produtividade, algo que já se tem vindo a verificar em algumas empresas de há um ano para cá.

Penso que a pandemia veio alterar a realidade do trabalho e da gestão do mesmo a um nível que nunca mais se vai alterar.

Esta é uma oportunidade para, finalmente, conjugarmos os benefícios do trabalho remoto com os que estão ligados ao trabalho presencial.

Criam-se, assim, condições para adotarmos sistemas híbridos consoante a necessidade de cada empresa/setor de atividade, colmatando as lacunas que cada sistema, isoladamente, poderá trazer.

Da minha experiência e do contacto que tenho tido com gestores e colaboradores, ambos se encontram maioritariamente disponíveis para trilharem este novo caminho híbrido.

Cá estaremos todos para avaliar, ajustar e regular esta nova realidade, de acordo com os resultados que formos obtendo.

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