O que a COVID-19 nos ensinou sobre o negócio

Ao escrever este artigo, a pandemia global de COVID-19 (causada pelo novo coronavírus), espalha-se por cerca de 180 países, contando já com mais de 6 milhões de pessoas infetadas.
Embora sejam vastas as repercussões do vírus, vamos focar-nos nas que mudaram drasticamente a forma como as empresas fazem negócio e que se traduzem nas seguintes questões:

• Como é que continuamos a entregar os nossos serviços e a construir uma relação de confiança com os nossos clientes?
• Quais são as plataformas de comunicação mais simples que nos podem ajudar a manter o contacto?
• Como é que podemos manter a cultura da empresa viva e partilhá-la com os nossos colaboradores e clientes?

Numa resposta simples, esta situação inesperada veio ensinar-nos a organizarmos as nossas prioridades, sendo flexíveis na forma como fazemos o nosso trabalho e mantendo ativa a operação da empresa, independentemente de onde estejamos.

No caso da Growin, as linhas orientadoras para o nosso Plano de Contingência (relativo à propagação da COVID-19) foram definidas no dia 12 de março. Dois dias úteis depois, todas as nossas equipas estavam a trabalhar a partir de casa, sem qualquer tipo de restrições. Para a concretização de um cenário como este, é necessário reunir três condições:

1. Digitalizar todos os processos relacionados com o negócio
2. Manter as equipas focadas no alcance metódico de resultados
3. Manter viva a cultura da empresa

“Em casa de ferreiro, espeto de pau.”

Este ditado popular pode ser aplicado a todas as indústrias, e a nossa não é exceção. Podemos oferecer aos nossos clientes serviços de transformação digital e enumerar todas as vantagens da mesma. No entanto, devemos abordar este tópico dentro das nossas organizações e otimizar os nossos processos internos para que estes sejam mais objetivos, eficientes e rentáveis.

Na Growin, todos os serviços que oferecemos estão preparados para serem totalmente digitais.

As nossas equipas de Recursos Humanos e de back-office conseguem implementar soluções administrativas, de recrutamento e de gestão com o suporte de ferramentas digitais.

A nossa equipa de Marketing apoia-se numa série de ferramentas para implementar estratégias de inbound e outbound, bem como para comunicar internamente com outros colaboradores. Estas ferramentas são todas digitais (desde o CRM, a plataformas de marketing de automação, sistemas de gestão de conteúdo, etc.) e o acesso às mesmas pode ser feito por outras equipas da empresa.

As nossas equipas comerciais e de gestão de talento podem dedicar-se aos nossos clientes ou potenciais clientes através de diferentes canais digitais para organizarem reuniões, fazerem pontos de situação com as nossas equipas, e trocar informações de forma segura.

Até futuros Growinners podem estar ligados com a nossa equipa de Recrutamento (através de diferentes canais digitais) ao candidatarem-se para uma oferta de emprego através do nosso Applicant Tracking System (ATS). A partir daí, todos têm acesso aos vários estados do processo de recrutamento do candidato e podem, com sucesso, contratar uma nova pessoa para se juntar à nossa equipa. Este apoio é essencial para os processos de onboarding e relacionados com a gestão de talento, que são totalmente digitais e acessíveis a partir de qualquer lugar.

Escusado será dizer que os contratos e documentação formal podem ser assinados digitalmente por todos os intervenientes do nosso ciclo de vendas em poucos segundos.

Segundo a Teoria dos Sistemas, todas as partes de um sistema devem partilhar feedback para assegurar que o resultado final é melhor do que os resultados independentes das partes individuais.

Cada um de nós deve implementar uma rotina para se manter focado, consistente e metódico enquanto trabalha. Tal como na maioria dos nossos projetos técnicos, é essencial haver uma reunião diária rápida de equipa e planear tarefas diárias, dar feedback sobre novas conquistas e ultrapassar obstáculos.

É importante partilhar conselhos sobre como todos podem ser mais eficientes. Alguns de nós preferem ser orientados consoante as tarefas que têm para fazer, independentemente da sua importância. Outros preferem priorizar as tarefas numa ordem específica de resolução, e outros preferem dedicar períodos de tempo de trabalho para diferentes tópicos.

Existem várias soluções disponíveis para implementar estas táticas:

• Listas de tarefas e ferramentas de gestão de tarefas
• Software de monitorização para implementar técnicas de gestão de tempo, tais como: a Técnica Pomodoro, o Princípio de Pareto ou os 4 D’s da Gestão de Tempo
• Plataformas de Colaboração e Comunicação como a Microsoft Teams/Office ou a Google Cloud Platform.

Uma base de conhecimento comum é também crucial para o sucesso de partilha de ideias, outputs e resultados dentro de uma operação. Faz parte da responsabilidade de cada empresa facilitar e encorajar esse tipo de partilha de conhecimento entre os colaboradores.

Tal como dizemos na Growin: “We Develop People Who Develop Technology”. Isto significa que somos apaixonados por proporcionar a todos os nossos colaboradores oportunidades de partilha de conhecimento e de crescimento profissional. Isto vai ao encontro do que Matt Mullenweg, um especialista na gestão de equipas remotas e na distribuição de trabalho, estava a debater com Reid Hoffman lnum dos episódios do seu podcast. Matt disse: “estás sempre a aprender”. Neste caso, por ventura, acrescentaria que devemos “estar sempre a aprender e a partilhá-lo com os outros”.
É vital fomentar uma cultura de aprendizagem, como parte da evolução, para aumentar o valor acrescido ao nosso trabalho que, consequentemente, vai ter um impacto na satisfação e confiança dos nossos clientes. Iniciativas como as nossas sessões de partilha de conhecimento (as GrowinX talks), artigos técnicos e de opinião para o nosso blog corporativo, newsletters internas, e coffee breaks informais com as equipas são apenas algumas das várias maneiras para nos mantermos ligados.

Se continuarmos com estas interações ativas, asseguramos que estamos a manter-nos fiéis à cultura e missão da Growin. Isso também nos permite partilhá-lo com o mundo exterior e convidar outros a juntarem-se a nós e fazerem parte da equipa.

Estes são tempos críticos, mas desafiantes. Alguns especialistas internacionais recomendam a prática de “distanciamento físico” ao invés do “distanciamento social”. Na minha opinião, eles têm razão. Existe uma grande diferença entre os dois se quisermos manter as nossas ligações com os nossos colegas, clientes, amigos e família.

Mantenham-se seguros. Mantenham-se (inter)ligados.

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